佐々木さん（役員）
ダッシュボード ＞ 業務マニュアル ＞ 予約の取り方

予約の取り方マニュアル

HPB原則・現地次回予約・口コミ連動・枠の組み方（全店舗共通）

💡 原則：すべての予約はHPB（ホットペッパービューティー）に集約。
理由：① 予約管理・カルテ・売上が一元化される ② HPB口コミにつながる ③ リマインド機能が使える

📑 目次（5章）

1. 予約チャネル設計初回／2回目以降の使い分け 2. 初回予約フローHPB・LINE公式からの導線 3. 現地で次回予約QR運用・口コミ連動 4. 枠の組み方90-120分の新規枠を作る 5. リマインド運用無断キャンセル防止

1. 予約チャネル設計（全社共通）

「初回はHPB／LINE公式・2回目以降はHPB現地予約」が基本ルール

1-1. チャネル別の使い分け

タイミング 第一選択 代替 狙い
初回 HPB LINE公式 HPB集客枠の活用、初回口コミ獲得
2回目以降 現地でHPB QR予約 LINE公式（来店困難時） 継続率向上＋HPB口コミ蓄積
緊急変更 電話 LINE公式 即対応
⚠ 口頭で「次回◯日◯時で」と引き受けて手書きメモで管理しない。
→ 必ずその場でHPBから入力してもらう、または店舗端末から本人の代わりに入力する。
ダブルブッキング・予約抜けの最大原因。

1-2. なぜHPB集約なのか（スタッフ向け説明）

  • 口コミ蓄積：HPBから予約 → 来店後にHPB口コミ依頼が自動送信される
  • カルテ・履歴一元化：施術記録・指名・購入履歴がHPB上で追える
  • リマインド機能：前日・当日の自動配信でキャンセル率減
  • 新規流入の指標化：HPB経由は媒体KPIに直結（広告費判断の材料）

2. 初回予約フロー

HPB／LINE公式の2チャネルで取りこぼしなく

1

HPB経由の初回予約

受付時にスタッフがやること

  • HPB管理画面で予約内容（メニュー・時間・指名有無）を確認
  • 初回問診票が未送信ならLINE公式から事前送付（or 来店時手書き）
  • カルテ準備（紙 or デジタル）
  • 前後30分の枠が空いているか確認 → カウンセリング延長余地を持つ

初回の枠設計

  • 90〜120分を想定（カウンセリング30〜45分＋施術60〜75分）
  • HPBメニュー側で「初回限定◯◯コース」として枠時間を長めに設定
  • 新規が入らない時間帯に詰めず、最も空いている時間帯に新規枠を残す
2

LINE公式経由の初回予約

受付の流れ

  1. LINE公式に「初回予約希望」のメッセージ着信
  2. 自動応答（or 担当）でHPB予約ページのリンクを返信し、HPB側で取ってもらうことを優先
  3. HPB予約に抵抗がある場合のみ、LINE上で日時調整 → 店舗側でHPBに代理入力
  4. 確定後、HPB予約番号と注意事項（来店場所・キャンセルポリシー）を返信
【返信テンプレ：HPB誘導】 ご連絡ありがとうございます、◯◯店です。 初回のご予約は下記HPBページから空き状況をご確認のうえお取りいただけます。 ▼ ご予約はこちら [HPB予約URL] ご不明点・ご希望日時の調整が必要な場合は、こちらに直接お返事ください。 当日お会いできるのを楽しみにしております🙏

3. 現地で次回予約（QR運用＋口コミ獲得）

2回目以降は、お会計のタイミングでHPBのQRから自分で取ってもらう

3-1. なぜ「現地でQR」なのか

  • HPBの予約・口コミ動線に乗る：来店後にHPBから自動で口コミ依頼が届く
  • 「自分で予約した実感」：継続意欲が高まる（受け身ではなくなる）
  • 取りこぼしゼロ：手書きメモ・口頭やり取りでの抜けがなくなる
  • ★4.5以上の口コミ蓄積：施術直後の満足度が最高潮の瞬間に予約してもらえる
1

クロージング〜お会計時の声かけ

言い回し（自然に・押し付けず）

○ 自然な誘導

「次回は◯週間後がベストタイミングです。
こちらのQRから空き状況を見ていただけますので、ご希望のお時間でお取りいただけますか？」

✗ NGなパターン

  • 「次いつにしますか？」だけ聞いて手書きメモ
  • 「またご都合つくときに連絡くださいね」（離脱の温床）
  • QRを見せず、口頭で日時を引き受ける

QR提示のタイミング

  1. 施術後の鏡確認で変化を実感していただいた直後
  2. 会計前の「次回提案」のタイミング（QRをお会計カウンターに常設）
  3. お客様がスマホでQRを読み込み、その場で予約完了 → 受付端末で確認
2

QRから予約 → 口コミ依頼への接続

[現地でHPBから予約] ↓ [来店・施術] ↓ [HPBから自動で口コミ依頼が届く] ↓ [お客様がHPB口コミ投稿] ← ★4.5以上で予約率↑↑

口コミ依頼の声かけ（QR予約とセット）

「ご予約ありがとうございます。後日HPBから口コミのお願いが届きますので、
もしよろしければ今日の感想を残していただけると、同じお悩みの方の参考になります。」

注意点

  • 「★5でお願いします」「書いてくれたら割引」はHPB規約違反。絶対にNG
  • 満足度が低そうな場合は無理に依頼しない（低評価リスク）
  • 口コミ依頼はHPBの規約に沿って自然に
3

QRが使えない／お客様が困っている時

  1. 受付端末でスタッフが代理入力（お客様の前で確認しながら）
  2. 確定画面をお客様のスマホで撮ってもらう（控え）
  3. HPB予約番号を口頭でも復唱
  4. 「LINE公式でリマインドが届くので、登録もお願いできますか？」と続ける

4. 枠の組み方（90-120分の新規枠を残す）

新規が入らない予約状況にしないための、店舗共通ルール

4-1. 基本原則：「外側から詰める」

終日空きがある日は、早い時間と遅い時間からお客様の予約を入れていく。中央時間帯（12-15時など）に新規90-120分の連続枠を残す。

【NG】中央から詰めた例（新規枠が入らない） 9:00 -----空き----- 10:00 ┃ Aさん 60分 11:00 ┃ 12:00 ┃ Bさん 60分 ← 中央から埋まる 13:00 ┃ Cさん 60分 14:00 -----空き----- ← 60分のすき間しかない 15:00 ┃ Dさん 60分 16:00 -----空き----- 17:00 -----空き----- 【OK】外側から詰めた例（中央に120分枠が残る） 9:00 ┃ Aさん 60分 ← 早い時間から 10:00 ┃ Bさん 60分 11:00 ┃ Cさん 60分 12:00 ━━ 空き 120分 ━━ ← 新規枠キープ 13:00 14:00 ━━━━━━━━━━ 15:00 ┃ Dさん 60分 16:00 ┃ Eさん 60分 ← 遅い時間から 17:00 ┃ Fさん 60分

4-2. 既存客への声かけ（外側に誘導する）

「次回は◯◯時頃ご希望でしたよね。実はその時間は新規様の枠にもなるので、
朝イチの10時、または夕方17時以降でしたら少しお安く感じていただけるご提案もできるのですが、いかがですか？」

具体的な誘導タイミング

  • 1ヶ月先の予約：まだ枠に余裕があるので、外側時間帯への誘導が効く
  • 固定時間で来てくれる常連：時間変更お願いはしすぎない（信頼関係優先）
  • 新規枠をブロック：HPB管理画面で12-15時の枠は「90分以上のメニューのみ予約可」に設定

4-3. 店舗ごとの新規枠ターゲット

店舗 主力メニュー時間 新規枠目安
Beene 美容鍼（札幌・横手・秋田・東京） 60-75分 120分（カウンセリング込み）
Hari-Slim（秋田） 60-90分 120分（座学＋初回施術）
美容整体ダイエット（横手） 60-90分 90-120分

4-4. 休憩時間（60分）の取り方

スタッフ1名あたり60分の休憩を確保。HPB側で「休憩枠」として登録し、予約が入らないようブロックする。

取り方の2パターン

○ 基本：60分まとめて取得

  • 予約状況に合わせて配置（昼の予約谷間など）
  • 食事・休憩・カルテ整理がまとめてできる
  • 次の施術への切替がしやすい

○ 例外：30分×2回に分割もOK

  • 予約が詰まっていて60分連続で取れない日
  • 午前と午後で30分ずつなど、状況に応じて柔軟に
  • 分割する場合も合計60分は必ず確保

HPBへの登録ルール

  • シフト確定時に休憩枠もHPB上で「予約不可」として登録
  • 予約が動いた場合は休憩枠も合わせて移動（必ずその日の中で60分確保）
  • 休憩を後回しにして消化忘れ → 翌日以降に持ち越さない
【例】1日のシフト＋休憩配置（60分まとめ） 9:00 ┃ Aさん 60分 10:00 ┃ Bさん 60分 11:00 ┃ Cさん 60分 12:00 ━━ 休憩 60分 ━━ ← 予約谷間にまとめて 13:00 ┃ Dさん 60分 14:00 ┃ Eさん 60分 15:00 ┃ Fさん 60分 【例】30分×2に分割した日 9:00 ┃ Aさん 60分 10:00 ┃ Bさん 60分 11:00 ━ 休憩 30分 ━ 11:30 ┃ Cさん 90分 13:00 ┃ Dさん 60分 14:00 ━ 休憩 30分 ━ ← 計60分達成 14:30 ┃ Eさん 60分 15:30 ┃ Fさん 60分
⚠ 労基法上、6時間超勤務で45分・8時間超で60分の休憩が必須。
実労働時間が8時間を超える日は必ず60分を確保すること。

5. リマインド運用

無断キャンセル・遅刻を減らすための仕組み

5-1. リマインド設計

タイミング 送信元 内容
予約3日前 HPB自動 予約日時・場所の確認
予約前日（夕方） LINE公式（手動 or 自動） 「明日◯時お待ちしています」
当日朝 HPB自動 最終リマインド
無断キャンセル後 LINE公式（個別） 「ご体調いかがでしょうか」と気遣いから

5-2. リマインドテンプレ（LINE公式）

前日リマインド

{お名前}様 明日 {日時} のご予約、お待ちしております🙏 当店までの所要時間や、当日のご持参物など、ご不明点があればお気軽にお返事ください。 📍 {店舗住所} ☎ {店舗電話} 万が一ご都合が悪くなった場合は、できるだけ早めにご連絡いただけると助かります。

無断キャンセル後フォロー

{お名前}様 本日 {日時} のご予約お待ちしておりましたが、ご来店が確認できず気にかけております。 お体の具合は大丈夫でしょうか？ ご都合が合わなかった場合も大丈夫ですので、お返事いただけたら次回のご予約をご一緒に調整させていただきます。
⚠ 無断キャンセルが2回続いた場合は、本部に共有しキャンセルポリシー適用を検討（HPB予約から除外設定）

5-3. キャンセル発生時の枠の扱い

  1. HPBの空き枠を即時更新
  2. LINE公式の「直近キャンセル枠」配信用セグメントに通知（あれば）
  3. キャンセル待ちのお客様がいる場合は連絡
  4. 枠が埋まらなかった場合：店舗内業務（清掃・SNS投稿・ロープレ）に充当
💡 このマニュアルの更新タイミング：HPBの仕様変更・LINE公式の機能追加・新店舗追加時。
変更時は本部承認 → 全店舗LINE WORKSで周知。